„World Café“ ist eine Methode der Großgruppenmoderation für Gruppen bis zu 2.000 Teilnehmern. Sie ist eine Alternative zu herkömmlichen Konferenzen und Symposien. Der Grundidee liegt folgende Beobachtung von Teilnehmern herkömmlicher Konferenzen zugrunde: „Das Beste an der Veranstaltung waren die Pausen“.
Das World Café fördert den informellen Austausch, aus dem Neues entstehen kann. Die Teilnehmer stehen an Caféhaus-Tischen, an denen vier bis fünf Menschen Platz finden können. Die zwanglose Atmosphäre wird durch Elemente gefördert, die auch in Cafés zu finden sind: Eine Handlungsanleitung in Form einer Speisekarte, eine Tischdecke (Poster o.ä.) zum Festhalten der Ideen, Stifte und Marker als Tischgesteck, leise Musik, Snacks, Getränke, Kuchen usw.
Die Teilnehmer finden sich in Gruppen um die Tische zusammen und diskutieren die gestellte Frage. Nach einer halben Stunde wechseln die Teilnehmer die Tische und finden sich in neuen Konstellationen zusammen. Ein „Gastgeber“ bleibt am Tisch zurück und trägt die Ergebnisse der ersten Runde in die nächste spontan entstandene Gruppe. So befruchten sich die Teilnehmer gegenseitig mit neuen Ideen und Perspektiven. Die Arbeitsergebnisse der Tische werden schließlich in einer „Vernissage“ für alle Teilnehmer ausgestellt. Eine Diskussion nach der Besichtigung liefert ein Destillat der Erkenntnisse, welches dann als schriftlich aufbereitetes, gespeichertes Wissen zur Verfügung steht.
Häufig genannte Inhalte von World Cafés sind neue Ideen zu sammeln und zu strukturieren, Feedback auf Ideen und Konzepte einzuholen, Strategien und Handlungspläne zu entwickeln, bestehende Verfahren sowie Abläufe oder Vorgehensweisen zu optimieren.