Agil transformieren
Die Veränderung von Organisationen und die Entwicklung von Menschen im Zuge einer digitalen Transformation ist eine komplexe Herausforderung. Komplexität bedeutet, dass kausale Zusammenhänge erst in der Rückschau verständlich werden. Eine detaillierte Planung im Vorfeld eines solchen Projektes führt nicht sicher zu einem bestimmten Ergebnis und ist unserer Erfahrung nach meist sinnlos.
Wir haben stattdessen gute Erfahrungen mit einem explorativen, agilen Vorgehen in Anlehnung an das Scrum Framework gemacht. Hierbei werden Maßnahmen zur Organisationsentwicklung oder Transformation einer Organisation durchgeführt und unmittelbar hinsichtlich ihres Erfolgs überprüft. Die Überprüfung erfolgt durch Feedback der Stakeholder, deren wichtigste Gruppe die Mitarbeiter sind. Anschließend werden die Maßnahmen angepasst, um die Transformation zielgerichtet voranzubringen.
Es handelt sich um einen lösungsorientierten Ansatz. Der Fokus liegt nicht auf der anfänglichen Sammlung und Analyse aller Missstände und Dysfunktionen der Organisation. Vielmehr steht die Ausgestaltung einer besseren, passenderen Organisationsform im Mittelpunkt und diese wird unmittelbar – ohne lange Planungs- und Konzeptionsphase – eingeführt. So entsteht mithilfe von Quick wins eine positive Veränderungsdynamik.
Vorgehen
Nach der Bildung des Transformationsteams startet eine initiale Phase. In ihr werden eine Vision – im Sinne eines übergeordneten Zielbildes der Organisation –, eine Strategie und das zugehörige Transformationskonzept erarbeitet. Während die Vision zum Beispiel von der erweiterten Geschäftsleitung entwickelt wird, übernimmt das Transformationsteam alle folgenden Aktivitäten.
Das Transformationsteam besteht aus einem Transformation Owner (Scrum: Product Owner), einem Umsetzungsmaster (Scrum Master) sowie einem Umsetzungsteam (Scrum: Development Team). Wir nutzen meist diese von Scrum abweichenden Bezeichnungen, damit bei der Überführung einer Organisation in eine agile Form keine Verwechslung zu klassischen Scrum Teams entsteht. Wer nimmt diese Rollen zweckmäßigerweise ein:
- Die Rolle des Transformation Owners wird am besten von einem Mitglied der Geschäftsleitung besetzt. Er hat bereits die Vision mitentwickelt. Er ist für die Zufriedenheit aller Stakeholder – in erster Linie die Mitarbeiter aller Hierarchieebenen – und den erfolgreichen Verlauf der Organisationsentwicklung bzw. Transformation verantwortlich.
- Der Umsetzungsmaster schafft vor allem die Voraussetzungen, um in der Organisation Wirkung zu entfalten. Zudem sorgt er für eine gute Zusammenarbeit im Transformationsteam und geeignete Rahmenbedingungen. Er sollte ein erfahrender Scrum Master sein.
- Das Umsetzungsteam besteht aus Führungskräften, Multiplikatoren und Experten für bestimmte Themenbereiche. Sie sollten die restlichen Charaktere des Teams aufweisen. Die Teamgröße liegt im Bereich zwischen fünf und neun Personen.
Das Transformationskonzept definiert Zwischenziele und besteht im Wesentlichen aus einem priorisierten Transformation Backlog (Scrum: Product Backlog).
Die Zyklen der Transformation bestehen aus einer Reihe gleich ablaufender Iterationen (Scrum: Sprints). Zu Beginn jeder Iteration wird das hierfür gültige Teilkonzept abgeleitet und dann umgesetzt. Es besteht aus den hoch priorisierten Elementen des Transformation Backlogs. Diese werden anschließend bis auf Task-Ebene ausgearbeitet und in ein Iteration Backlog (Scrum: Sprint Backlog) aufgenommen. Jede Iteration endet mit einem Review des Erreichten und einer Retrospektive der Arbeit im Transformationsteam.
Nach jeder Iteration wird das Transformationskonzept auf Basis der gewonnenen Erfahrungen und von neuem Wissen verfeinert (Scrum: Backlog Refinement).
Am ersten Zwischenziel werden die Vision und die Strategie einem Review unterzogen. Es entsteht ein verändertes, erweitertes oder ganz neues Transformationskonzept. Dann wird das nächste Zwischenziel angepeilt.
Diese Zyklen setzen sich von nun an auf gleiche Weise fort und werden Teil eines dauerhaften Prozesses. Aus dem Projekt wird also ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (Continuous Improvement Process, CIP). Er ermöglicht auch in Zukunft die notwendige Anpassung des Unternehmens an sich ständig ändernde Rahmenbedingungen des Marktes. Gerade wenn der Entwicklungspfad länger sein sollte, brauchen wir eine stetige Arbeit an dem Thema.
Wann sollten Sie SHIFT nutzen?
Sie sollten SHIFT nutzen,
- wenn Sie Ihre Organisation erfolgreich digital transformieren und
- die digitale Transformation nachhaltig im Unternehmen verankern wollen,
- damit Ihre Organisation nicht von außen, sondern von Ihren motivierten Mitarbeitern und digitalen Fachkräften vorangetrieben wird.
Die digitale Zukunft Ihres Unternehmens ist dann keine Überraschung mehr, sondern Ihre Kunden werden immer wieder von Ihnen überrascht.
