In einem „Lastenheft“ legt ein Kunde bzw. Auftraggeber fest, was er für ein Produkt bzw. sich von einem Projekt erwartet. Er definiert damit alle seine Anforderungen an das Produkt bzw. Projektergebnis. Demnach kann das Lastenheft auch als „Kundenspezifikation“ oder „Anforderungskatalog“ bezeichnet werden. Durch die Erstellung eines Lastenhefts wird der Kunde bzw. Auftraggeber gezwungen, sich intensiv mit der Frage zu befassen, was er erwartet und genau haben möchte. Das macht es dem Auftragnehmer leichter, auf das Ziel hinzuarbeiten, welches der Kunde sich wünscht. Dazu kann er immer wieder auf dieses Lastenheft zurückgreifen, wenn eine Frage mal nicht ganz klar ist. Demnach bietet das Lastenheft also die ideale Grundlage, auf dem das Projekt aufbauen kann.
Untrennbar mit dem Lastenheft verbunden ist das „Pflichtenheft“. Wenn vom Kunden bzw. Auftraggeber das Lastenheft erstellt wurde, kann der Dienstleister bzw. Auftragnehmer das Pflichtenheft erstellen. Dieses bildet die Antwort auf das Lastenheft. In dem Pflichtenheft stellt der Dienstleister in konkreter Form dar, wie er das Projekt für den Auftraggeber umsetzen kann und würde. Dabei wird im Pflichtenheft das Ausschlussprinzip verwendet. Das heißt, konkrete Fälle werden entweder eingeschlossen oder ausgeschlossen, um die Grundlage für das weitere Vorgehen zu bilden.
Wenn der Auftraggeber ein externer Kunde ist, ist die Kommunikation über Lasten- und Pflichtenhefte in klassischen, nicht-agilen Projekten (siehe „Agile“) wichtig. Denn hierüber erfolgt ein Großteil der Projektkommunikation. Lastenheft und Pflichtenheft sind dabei zwei vollkommen voneinander getrennte Dokumente. Durch die Erstellung der Dokumente im Vorfeld des Projektes können Missverständnisse unter Umständen bereits vorher aus dem Weg geräumt werden. Erst wenn der Auftraggeber dem Pflichtenheft zugestimmt hat, wird in der Regel mit der Umsetzung des Projektes begonnen. Lasten- und Pflichtenheft stellen zudem meist die rechtsverbindliche Grundlage eines Vertragsverhältnisses zwischen Auftraggeber und -nehmer dar.
